Чаты на платформе. Автоматизация и тех. поддержка

На платформе доступна функция внутреннего чата, которую можно при необходимости активировать и настроить.

Для этого перейдите в раздел «Настройки платформы», прокрутите вниз и откройте вкладку «Настройка чата».

Отметьте чекбокс «Активировать внутренний чат на платформе» — после этого в правом нижнем углу появится иконка сообщений.

Также чат доступен в отдельной вкладке меню и позволяет быстро обмениваться сообщениями внутри платформы.

Если в настройках чатов включить опцию «Автоматическая отправка сообщений учащемуся при проверке заданий педагогом», то после проверки любого задания (ДЗ, КР или пробника) система автоматически отправит сообщение в личный чат ученика.

Сообщение будет отправлено от имени педагога и будет содержать:

• • результаты проверки (оценка/статус, комментарии — если предусмотрено);

  • ссылку на задание, чтобы ученик мог сразу открыть работу и посмотреть детали.

Возможности чата

Помимо текстовых сообщений, в чате вы можете:

1. Прикреплять файлы любого формата, нажав на «скрепочку»;
2. Отправлять эмодзи;
3. Ставить реакции на сообщения;
4. Записывать и отправлять голосовые сообщения;
5.Форматировать текст (выделять жирным нужны части текста: для этого перед и после фразы, которую вы хотите выделить необходимо поставить ∗∗текст∗∗);
6.Закреплять сообщения в чатах — для этого у нужного сообщения нажмите на «троеточие»-«закрепить сообщение»

7.Настраивать отложенные сообщения 
Как отправить отложенное сообщение
1. Введите текст сообщения в поле «Напишите сообщение»;
2. Нажмите на кнопку «Часы»;
3. Выберите дату и время отправки;
4. Обязательно нажмите кнопку «Добавить отложенное сообщение».

Сообщение будет автоматически отправлено в выбранное время.

8.Отвечать на сообщение, нажав на него

9. Тэгать участников чата 
Вы можете тэгать учащихся чата, для этого в строке ввода сообщения поставьте @ и тогда автоматически появится список, всех участников чата, выбрав нужного участника и написав сообщение, этому человеку придет уведомление о том, что его отметили.

10. Создавать темы в групповых чатах 
В групповых чатах есть возможность создавать темы внутри самого чата. Для этого нажмите на «+» , появится поле, куда необходимо ввести название темы.

После создания нужных тем, они отобразятся в том порядке, в котором вы их создавали. Вы можете изменить название любой темы и удалить ее, если она стала не актуальна. Данные действия можно совершить, нажав на троеточие рядом с названием темы.

Ограничение на создание диалогов учащимися

По умолчанию сотрудники, учащиеся и родители могут начинать диалоги с любыми пользователями платформы. На практике часто требуется ограничить эту возможность для учащихся и/или родителей.

Для этого используйте специальный чекбокс:

• Настройки платформы → Доп. настройки ЛК учащегося → «Учащийся может инициировать диалоги и создавать чаты»

• Аналогичный чекбокс есть в разделе «Доп. настройки ЛК родителя»

Если чекбокс выключен, то:

• учащийся/родитель не сможет самостоятельно начать диалог или создать чат;

• он сможет только отвечать на сообщения, если другой пользователь написал ему первым.

Создание личных и групповых чатов

Личный чат

Чтобы создать личный чат, найдите пользователя через поиск и отправьте ему любое сообщение — чат создастся автоматически.

Групповой чат

Чтобы создать групповой чат:

1. Нажмите «+» рядом с поиском.

2. Выберите пользователей, которых хотите добавить.

3. Назначьте каждому роль в чате:

• Администратор — может закреплять и удалять сообщения, менять название и обложку чата, управлять ролями и удалять участников.

• Участник — может писать сообщения, отвечать, видеть закреплённые сообщения.

• Читатель — не может писать, но видит все сообщения в чате.

1. 4. В левом нижнем углу задайте название чата и загрузите обложку (можно использовать GIF, чтобы обложка была анимированной).

Чтобы отредактировать групповой чат, нажмите на три точки в правом верхнем углу и выберите «Участники / Настройки чата».

В этом разделе вы можете:

• изменить название и обложку (аватарку) чата;

• добавить или удалить пользователей;

• изменить роли участников;

• отключить историю чата — тогда новые участники не будут видеть сообщения, отправленные до их вступления;

• покинуть чат.

В групповом чате администратор может закреплять сообщения, чтобы важная информация всегда была под рукой у участников.

Также в чатах доступны общие функции:

• В общем списке чатов любой пользователь может:

  • закрепить чат;

  • отметить чат как непрочитанный.

• В личных сообщениях (ЛС) пользователи могут закреплять сообщения.

Внутри чатов можно:

• прикреплять файлы;

• записывать аудиосообщения;

• отправлять отложенные сообщения (сообщения по расписанию).

Порядок отображения чатов

В списке чатов переписки показываются в следующем порядке:

1. Закреплённые чаты (в порядке закрепления)

2. Непрочитанные чаты

3. Все остальные — по дате последнего сообщения

Ограничения чатов для педагогов и методистов 

Если необходимо ограничить возможность педагогов создавать диалоги со всеми учащимися платформы, вы можете включить специальную настройку.

Для этого необходимо перейти в «Настройки платформы» — «Настройки возможностей педагогов» и включить чек-бокс «Педагог может инициировать диалоги только с учащимися, закрепленными за ним». При включении данной настройки педагог сможет начинать диалоги только:

• с учениками своей группы;
• с учениками, закрепленными за ним индивидуально.

При этом в поиске чата педагог будет видеть только этих учащихся. Найти и написать другим пользователям платформы он не сможет.

По умолчанию системой предусмотрено, что сотрудник с ролью методист не может инициировать диалоги и создавать чаты, это означает, что новые диалоги у методиста появляются только в том случае, если ему первым напишет другой пользователь платформы.

Вы можете сделать так, чтобы методист мог инициировать диалоги с любыми пользователями платформы, для этого перейдите в «Настройки платформы» — «Настройки чатов» и включите чек-бокс «Методист может инициировать диалоги и создавать чаты».

После включения чек-бокса методист сможет:

• самостоятельно начинать диалоги;
• создавать чаты;
• писать любым пользователям платформы.

В разделе «Настройки платформы» → «Настройка чата» можно включить функцию технической поддержки, чтобы учащиеся и сотрудники могли задавать вопросы, а менеджеры школы — отвечать на них.

Для активации этой опции установите чекбокс «Включить техподдержку через внутренний чат». (В разделе «Настройки платформы» – «Настройка чата»)
Тех.поддержка и чаты на платформе могут работать отдельно друг от друга. 

После этого ниже появится окно, в котором нужно выбрать сотрудников, ответственных за обработку входящих сообщений.

Также ниже есть статусы, которые менеджеры могут проставлять, когда отвечают учащемуся/родителю. В настройках по умолчанию внесено 3 статуса: «Новый», «В работе», «Закрыт». Вы можете удалить данные статусы, поменять их название и расположение друг относительно друга, добавить дополнительные статусы, если это необходимо. Для этого в поле введите название статуса и нажмите кнопку «Добавить». Добавленнй статус отобразится ниже и вы также сможете его настроить. После настройки нужных вам статусов, нажмите кнопку «Сохранить статусы». 

Статусы необходимы, чтобы менеджеры тех.поддержки могли отслеживать, какие запросы уже взяты в работу, а на какие еще требуется ответ.

После активации этой функции у всех пользователей платформы, кроме «менеджеров техподдержки», в правом нижнем углу появится иконка технической поддержки.

При нажатии на иконку технической поддержки у пользователя откроется чат, в котором он увидит приветственное сообщение, которое вы можете самостоятельно задать в разделе «настройки чатов». Пользователь (не только учащийся, но и сотрудник) сможет написать и задать интересующий его вопрос.

После отправки сообщения всем менеджерам техподдержки, назначенным в настройках, придёт системное уведомление с характерным звуковым сигналом.

Любой из выбранных менеджеров сможет открыть чат и ответить пользователю.

При этом как сам пользователь, так и остальные менеджеры увидят, кто именно дал ответ на обращение.

Важно понимать, что менеджеры службы поддержки в чате смогут не только видеть, кто обратился, но и, нажав на имя пользователя, открыть его карточку, авторизоваться от его имени или изменить данные в профиле.

В «Настройках платформы» — «Настройки чатов» вы можете активировать функцию «У менеджеров техподдержки не проставлять чат прочитанным, пока менеджер сам это не укажет».

Если включить данный чекбокс, то при заходе в чат техподдержки менеджером у него не будет автоматически проставляться этот чат прочитанным. Для того чтобы данный чат оказался прочитанным, необходимо будет нажать на три точки и проставить, что чат прочитан.

Вы можете настроить систему так, чтобы при добавлении ученика в группу срабатывали полезные автоматические действия:

• Добавление в чаты: ученик сразу попадет в один или несколько общих чатов. (При удалении ученика из группы он автоматически удаляется из группового чата) 

• Личное сообщение: ему автоматически придет приветствие или инструкция от имени преподавателя, куратора или другого сотрудника.

Как настроить:

1. Перейдите в раздел «Ученики. Группы. Классы».

2. Откройте вкладку «Группы».

Перед вами откроется таблица со списком всех созданных групп:

Настройка правил автоматизации

1. Прокрутите таблицу вправо до колонки «Автоматическое добавление в чаты».

2. Нажмите на значок «карандаш» ✏️ в строке нужной группы.

3. В открывшемся окне нажмите «+», чтобы создать новое правило. Вы можете добавить несколько действий одновременно.

Доступные сценарии:

• Добавление в общий чат: Выберите опцию добавления в групповой чат, а затем укажите конкретный чат из списка уже созданных.

• Личное сообщение (Чат с педагогом): Система отправит приветствие ученику в личку.

  1. Найдите через поиск нужного сотрудника (от чьего имени придет сообщение).

  2. Выберите готовый шаблон приветственного сообщения.

Создание нового шаблона-сообщения

Если в списке нет подходящего варианта, вы можете добавить его прямо сейчас:

Нажмите кнопку «Создать новый шаблон» и введите текст приветственного сообщения в открывшееся поле.

Полезная возможность: для одной группы вы можете настроить сразу несколько правил одновременно.

Например, система автоматически добавит ученика в общий чат и одновременно отправит ему личное приветствие от куратора и педагога.

В настройках это выглядит так:

Также вы можете автоматизировать добавление педагога в групповые чаты, которые закреплены за группой. 
Для этого перейдите в «Настройки платформы» — «Настройки чатов» — включите чек-бокс «Автоматически добавлять педагога группы во все групповые чаты, привязанные к этой группе». 

При включении данного чек-бокса педагог будет автоматически добавляться в те чаты, которые закреплены за конкретной группой. 

Также есть возможность автоматического добавления учащихся в чаты, привязанных к классу. Для включения данной возможности перейдите в раздел Ученики/Группы/Классы — Классы/Образовательные траектории — выберите нужный класс. 

В настройках класса включите чек-бокс «Автоматически добавлять в чат» и выберите те чаты, в которые должны автоматически попасть учащиеся, которым будет добавлен данный класс. 

Важно! 
1. После сохранения текущие ученики класса будут добавляться в выбранные чаты в течение нескольких минут. Выключение настройки или удаление чата из списка не удаляет уже добавленных участников; 

2. Если удалить класс у учащегося, то он автоматически удалится из чатов, привязанных к данному классу; 

3. Обратите внимание на следующую логику работы: если у вас в классе есть курс и группа, к которым уже привязан чат, то при переводе учащихся из класса в класс, это правило автоматизации надо удалить. 
Например, есть курс Русский язык 6 класс, Группа: 6А класс и к данной группе привязан чат «6А Класс», соответственно, если у вас есть Класс 6А и вы к нему привязали чат «6А класс», а затем в начале следующего учебного года переименовали его в «7А класс», то новые учащиеся 6 класса, также попадут в этот чат. Чтобы избежать этого, надо убрать привязку чата именно к группе и оставить только в классах.

Вы можете добавлять учащихся и родителей в групповые чаты через их карточку.

Для этого перейдите в раздел «Коллеги и ученики» — выберите «Учащиеся» или «Родители».

В колонке ФИО нажмите на имя учащегося/родителя. Вам откроется карточка учащегося/родителя, в ней перейдите в раздел «Мои чаты» — «Добавить чаты».

В открывшемся окне:

1. Выберите нужный групповой чат; 
2. Выберите роль пользователя:

• Администратор — может закреплять и удалять сообщения, менять название и обложку чата, управлять ролями и удалять участников.

• Участник — может писать сообщения, отвечать, видеть закреплённые сообщения.

• Наблюдатель — не может писать, но видит все сообщения в чате.

3. Нажмите кнопку «Сохранить».

После добавления чаты отобразятся в виде таблицы в карточке пользователя. Здесь вы можете:

1. Изменить роль пользователя в чате;
2. Удалить пользователя из чата, нажав на «крестик».

После всех настроек обязательно нажмите кнопку «Сохранить» в карточке учащегося или родителя.

По умолчанию чаты выглядят вот так: 

Но перейдя в раздел «Настройки платформы» – «Настройки чата» вы можете установить любой фон чатов!

1. Скрывание списка участников в групповых чатах 

Если вам необходимо сделать так, чтобы учащиеся и родители не видели список участников группового чата, то перейдите в «Настройки платформы» — «Настройки чатов» — включите чек-бокс «Учащиеся и родители не могут видеть список участников в групповых чатах».
При включении данной настройки у учащихся и у родителей при нажатии на троеточие в групповых чатах пропадет пункт «участники/настройка чата»

1. Возможность писать в личные сообщения из групповых чатов 

В «Настройках платформы» — «Настройки чатов» есть три чек-бокса: 

1. «У педагогов есть возможность написать в личку любому участнику группового чата» – если включить данный чекбокс, то в групповых чатах у педагога рядом с ФИО любого пользователя будет иконка чата, нажав на которую педагог перейдет в личные сообщения с выбранным пользователем; 

2.  «У сотрудников (кроме педагогов) есть возможность написать в личку любому участнику группового чата» – если включить данный чекбокс, то в групповых чатах у всех сотрудников (кроме педагогов) рядом с ФИО любого пользователя будет иконка чата, нажав на которую педагог перейдет в личные сообщения с выбранным пользователем;

3. «У учащихся и родителей есть возможность написать в личку любому участнику группового чата»  — если включить данный чекбокс, то в групповых чатах у всех учащихся и родителей рядом с ФИО любого пользователя будет иконка чата, нажав на которую можно перейти в личные сообщения с выбранным пользователем.

Если включены соответствующие чекбоксы, то возле ФИО каждого участника группового чата есть иконка сообщения, расположенная сразу после ФИО. При наведении на нее (на иконку чата) появляется надпись «Написать в ЛС», а нажатие открывает личные сообщения с этим человеком.

1. Запрет удалять сообщения участникам чата 

Чтобы запретить пользователям удалять сообщения в чатах перейдите в «Настройки платформы» — «Настройки чатов» — включите чек-бокс «Пользователи не могут удалять сообщения в чатах». 
При включении данного чек-бокса пользователи со всеми ролями, кроме администратора не смогут удалять сообщения в групповых и личных чатах.