Уведомления, отделы, база знаний и рассылки

🏢 Работа с отделами на платформе

В данном разделе мы разберём, как и для чего создавать отделы, а также как назначать их пользователям и использовать для настройки доступа к документам и регламентам.

Отделы помогают распределять сотрудников по направлениям и управлять тем,
кто какие документы может видеть — это важно для структурированной и безопасной работы внутри организации.

📌 Для чего нужны отделы

Отделы позволяют:

• группировать пользователей по функционалу (например: преподаватели, администраторы, методисты);

• открывать доступы к определённым документам или регламентам строго для нужной категории сотрудников;

• организовывать бизнес-процессы по структурным единицам.

Это удобный инструмент, если документы должны быть доступны не всему персоналу, а лишь конкретным подразделениям.

🏢 Что такое отделы и для чего они нужны

Отделы — это инструмент, позволяющий разделять пользователей на платформе в зависимости от их функциональных обязанностей в компании.

Такое распределение необходимо для того, чтобы в дальнейшем можно было:

✅ назначать доступ к определённым документам или регламентам

✅ ограничивать просмотр материалов для отдельных категорий пользователей

✅ структурировать работу внутри организации

С помощью отделов вы можете гибко управлять доступами сотрудников к материалам базы знаний (библиотеки) и обеспечивать, чтобы важная документация была видна только тем, кому она действительно предназначена.

🔧 Отображение отделов по умолчанию

По умолчанию раздел «Отделы» может быть выключен и не отображаться в левом меню администратора.

Если вы не видите данный пункт меню, необходимо:

1. Перейти в настройки платформы;

2. Открыть настройки ролей;

3. Выдать доступ администратору к разделу «Отделы».

ℹ️ Подробная инструкция по настройке ролей доступна выше в документации.

🧩 Вложенная структура отделов

Отделы могут иметь сложную вложенность.

Это означает, что один главный (родовой) отдел может включать в себя множество подразделов.

Такая иерархия помогает:

• удобнее структурировать компанию,

• распределять зоны ответственности,

• гибко управлять доступами к документам и регламентам.

➕ Как создать родовой отдел

Чтобы создать родовой отдел, выполните следующие шаги:

1. Перейдите в раздел «Отделы» через левое меню.

2. Нажмите кнопку «Добавить родовой отдел».

3. Введите название отдела.

4. (Необязательно) назначьте руководителя.

5. Сохраните изменения.

После сохранения отдел появится в общей структуре и станет доступен для дальнейшей настройки.

🧭 Распределение пользователей по отделам и подразделам

После создания родового отдела у вас есть два варианта дальнейшей настройки:

✅ Вариант 1 — Добавить пользователей напрямую

Вы можете сразу привязать всех необходимых пользователей к созданному родовому отделу.

Это удобно, если дополнительная детализация не требуется.

✅ Вариант 2 — Создать подразделы (рекомендуется при большом количестве пользователей)

Если необходимо более детальное распределение, вы можете разбить родовой отдел на подразделы.

Например:

• Родовой отдел: «Города»

  • Подразделы:

    • Москва

    • Казань

    • Волгоград

    • …

В таком случае вы распределяете пользователей по нужным подразделениям, а не всех в один общий отдел.

При необходимости можно создать ещё более глубокую вложенность.

Например:

• Москва → Центральный район → Группа 1, Группа 2
  
  Это удобно для построения логичной иерархии.

➕ Как создать подраздел

1. Перейдите в раздел «Отделы».

2. Найдите родовой отдел.

3. Нажмите на значок «+» рядом с его названием.

4. Заполните появившийся поп-ап (укажите название, руководителя — при необходимости).

5. Сохраните изменения.

Для создания следующего уровня вложенности повторите процедуру для каждого подраздела.

✏️ Редактирование названия отдела

Чтобы изменить название отдела или подраздела:

1. Наведите курсор на его название.

2. Нажмите значок карандаша ✏️.

3. Внесите изменения.

4. Сохраните.

🔁 Перемещение отделов и подразделов

Если нужно переместить подраздел между другими:

1. Нажмите на значок троеточия ⋯ рядом с названием.

2. Удерживая — перетяните в нужное место структуры.

3. Отпустите для сохранения новой иерархии.

Это позволяет гибко менять структуру в любой момент.

После формирования структуры отделов можно приступать к добавлению пользователей. Это можно сделать несколькими способами:

1. Через раздел «Отделы»

• Откройте раздел «Отделы» и выберите нужный отдел.

• В правой части экрана нажмите «Добавить сотрудников в отдел».

• Введите минимум три буквы фамилии сотрудника — из выпадающего списка выберите пользователя, которого необходимо добавить.

2. Через карточку сотрудника

• Перейдите в раздел «Коллеги и ученики» и откройте вкладку «Коллеги».

• Откройте карточку нужного пользователя и перейдите во вкладку «Роли и отделы».

• Нажмите «Добавить в отдел» и выберите подходящий из списка.

• Не забудьте сохранить изменения.

3. Через карточку ученика или массовое назначение

• Перейдите во вкладку «Учащиеся» раздела «Коллеги и ученики».

• Можно добавить отдел:
  
  • точечно — открыв карточку учащегося и выбрав нужный отдел,
  
  • массово — предварительно отметив нескольких пользователей галочками и выбрав действие «Прикрепить к отделу» в меню «Массовые действия».

Важно! Все родители и учащиеся автоматически распределяются в отдел «Родители». Этот отдел нельзя настраивать, и оттуда нельзя никого удалять. Но при необходимости учеников и родителей можно добавлять дополнительно в другие отделы.

После того, как все пользователи были распределены по отделам, вы можете проверить корректность их назначения. Для этого:

1. Перейдите в раздел «Отделы».

2. Выберите интересующий отдел и откройте его.

3. В правой части экрана будет отображён список всех пользователей, прикреплённых к данному отделу.

Таким образом, вы сможете убедиться, что распределение выполнено корректно.

📚 Создание регламентов и библиотеки знаний

Теперь давайте разберёмся, как создать регламенты и библиотеку знаний, а также как предоставлять к ним доступ определённым пользователям.

🧾 Библиотека знаний используется не только для размещения регламентов для сотрудников, но и для загрузки материалов для учащихся — например:

📘 учебники

📒 рабочие тетради

📄 дополнительные материалы и т.д.

👥 Управление доступами

Доступ к создаваемым документам назначается с помощью отделов, которые мы разбирали выше.

Вы выбираете, каким отделам будет открыт документ, — и его автоматически смогут просматривать все пользователи, входящие в эти отделы.

⚠️ Важно знать!

Все учащиеся автоматически добавляются в отдел «Ученики» — он существует в системе по умолчанию.

🟢 Это удобно, потому что позволяет, например, одним кликом открыть доступ ко всем учащимся к таким документам, как:

✅ «Правила школы»

✅ обязательные инструкции

✅ информационные памятки

Таким образом, вы быстро и централизованно управляете распространением полезной информации среди всех участников обучения.

🗂️ Создание документа перед назначением доступов

Прежде чем выдавать пользователям доступ к просмотру файлов, необходимо создать документ.

Для этого:

1️⃣ Переходим в раздел «База знаний и регламенты».

2️⃣ Нажимаем кнопку «Создать раздел».

3️⃣ Вводим название в появившуюся строку.

4️⃣ Сохраняем ✅

📑 Создание подразделов

Чтобы появилась возможность добавлять материалы, нужно создать подраздел внутри родового раздела.

Для этого:

➕ Нажимаем на кнопку «+» рядом с названием родового раздела.

✍️ Вводим название подраздела.

💡 Пример:

• Родовой раздел: 8 класс

• Подразделы: математика, русский язык, физика и т.д.

✏️ Управление названиями и сортировкой

🔧 Чтобы изменить название раздела или подраздела — нажмите на карандашик.

🔀 Чтобы переместить разделы относительно друг друга — удерживайте иконку с троеточием рядом с названием и перетаскивайте.

🛠️ Формирование материалов в библиотеке знаний

После того как вы создали разделы библиотеки, можно переходить к добавлению материалов.

1️⃣ Обратите внимание на правую часть экрана.

2️⃣ В верхнем правом углу нажмите кнопку «Редактировать».

3️⃣ После этого появится кнопка «Добавить блок» — нажмите на неё.

4️⃣ Из выпадающего списка выберите нужный тип блока:

📄 Типы блоков

• Текст
  
  📝 Текстовый блок, куда можно вставить любой текст и отформатировать его.
  
  Опции выделения: цвет, жирность, курсив и др.

• Изображение слева, текст справа
  
  🖼️ Текстовый блок с изображением слева от текста.

• Изображение справа, текст слева
  
  🖼️ Текстовый блок с изображением справа от текста.

• Изображение
  
  📷 Визуальный блок, где можно просто загрузить картинку.

• Заголовок / Большой заголовок
  
  🔠 Короткий текстовый блок с возможностью увеличения шрифта.

• Ссылка
  
  🔗 Блок для создания кнопки, которая ведет по указанной ссылке.

• Видео
  
  🎥 Блок для вставки ссылок на видео с внешних источников. Видео будет автоматически воспроизводиться на платформе.

• Добавить файл
  
  📎 Блок для загрузки Word, Excel, PDF и других файлов.
  
  💡 Если вы загружаете PDF, учащемуся не нужно скачивать файл — он откроется прямо на платформе для просмотра.

💾 Сохранение и завершение работы с блоками

После того как вы выбрали нужный блок и заполнили его материалом:

1️⃣ Не забудьте нажать кнопку «Сохранить блок».

⚠️ Это важно, чтобы избежать ситуаций, когда вы выйдете из раздела, и материал не сохранится или случайно удалится.

2️⃣ Когда вы создали все необходимые блоки и закончили формирование документа,

нажмите «Редактировать» в верхнем правом углу, чтобы выйти из режима редактирования.

✅ Все ваши материалы будут сохранены автоматически.

👥 Назначение доступа к разделу

Теперь можно дать доступ к разделу определённым отделам:

1️⃣ Нажмите кнопку «Добавить» в шапке раздела.

2️⃣ В выпадающем списке выберите отделы или подотделы, которые смогут видеть этот материал.

3️⃣ Готово! 👏 Материал теперь доступен только выбранным пользователям.

На платформе доступны автоматические уведомления: они могут отображаться внутри LMS и/или приходить как push-уведомления в мобильном приложении, в ТГ-Бота или другие соц. сети: 

Чтобы создать уведомление:

1. В левом меню администратора откройте раздел «Уведомления и рассылки».

2. На открывшейся странице в правом верхнем углу нажмите «Создать уведомление».

После нажатия «Создать уведомление» откроется всплывающее окно, где нужно заполнить параметры уведомления.

В первую очередь выберите триггер.

Триггер — это событие, при наступлении которого система автоматически отправит уведомление пользователю.

Триггеров на платформе много (они могут отличаться по типу и логике работы), поэтому дальше разберём создание уведомления на примере одного конкретного триггера.

В качестве примера рассмотрим триггер «Уведомление за N дней до дедлайна оплаты».

Система автоматически отправит уведомление учащемуся за заданное количество дней до даты оплаты обучения.

Период вы настраиваете самостоятельно — например, за 1, 3, 7 или 14 дней до дедлайна.

Также можно указать отрицательное значение: в этом случае уведомление будет отправлено через N дней после просрочки оплаты (то есть после наступления дедлайна).

После выбора триггера можно переходить к созданию самого уведомления.

1) Заполните «шапку» уведомления

Укажите:

• Название уведомления — это внутреннее название, пользователи его не увидят.

• Заголовок уведомления — это заголовок, который увидит получатель.

2) Напишите текст уведомления

Заполните поле «Текст уведомления».

Чтобы сообщение было персональным, используйте параметры (переменные) — система подставит их автоматически (например, имя, курс, сумма, дата и т. п.).

• Параметры выбираются в правом нижнем углу поля с текстом.

• Набор доступных параметров зависит от выбранного триггера.

3) Выберите каналы отправки

Выберите, где именно получатель увидит уведомление:

• Уведомления на платформе

• Push-уведомления в приложении

Если нужны дополнительные каналы (например, email/SMS/мессенджеры) — подключите соответствующую интеграцию в настройках платформы или обратитесь к вашему менеджеру.

После заполнения уведомления нужно настроить параметры триггера (он срабатывает за N дней до дедлайна оплаты).

4) Настройте триггер

1. Период до дедлайна — укажите, за сколько дней до даты оплаты отправлять уведомление.

2. Время отправки — задайте время, когда уведомление должно уходить пользователям.

3. Получатели — конкретно в этом триггере можно выбрать учащихся и/или их родителей.

5) Сохраните уведомление

Нажмите «Сохранить» — после этого уведомление будет автоматически отправляться в указанное время при срабатывании выбранного триггера.

На платформе предусмотрен функционал рассылок ✉️📣

Он используется, чтобы быстро донести важную информацию до пользователей платформы — например, новости, изменения в расписании, напоминания или организационные сообщения 🗓️🔔

Главное преимущество рассылок — гибкая настройка ⚙️✅

Вы можете:

• выбрать, кому именно отправлять рассылку (нужной группе пользователей) 🎯👥

• настроить содержание письма: тему, текст и структуру сообщения 📝✨

Чтобы создать рассылку, выполните следующие шаги:

1. В личном кабинете администратора в левом меню откройте раздел «Уведомления и рассылки» 🔔✉️

2. В верхней части экрана переключитесь на вкладку «Рассылки» 📩📌

Далее в правом верхнем углу нажмите «Создать рассылку» ➕✉️

Откроется окно настройки рассылки.

1) Заполните «шапку»

На первой странице укажите:

• Название рассылки 🏷️

• Тема письма 📝

Это то, что пользователь увидит в первую очередь, когда письмо придёт на почту 👀📩

2) Настройте время отправки

Выберите время отправки рассылки ⏰

Если рассылка не привязана ко времени, включите чекбокс «Без времени» ✅

В этом случае отправку можно будет запускать вручную 👆🚀

3) Отправьте тестовое письмо (при необходимости)

На этой же странице можно отправить тестовое письмо 🧪📬

Оно придёт на почту администратора, с аккаунта которого создаётся рассылка.

Рядом также расположена кнопка «Сохранить изменения» 💾✅

осле заполнения первой страницы перейдите на вторую вкладку — «Текст» 📝

Именно здесь создаётся содержание письма.

Как добавить блоки

В верхнем левом углу нажмите «Добавить блок» ➕

Откроется выпадающий список с доступными элементами письма:

• Заголовок 🧾 — текстовое поле для заголовка письма (отображается выделенно).

• Текст ✍️ — основной текст письма (обычный стиль, без выделения как у заголовка).

• Изображение 🖼️ — блок для добавления любой картинки.

• Текст и картинка 📝🖼️ — комбинированный блок: текст + изображение в одном элементе.

• Кнопка 🔗 — блок со ссылкой и названием кнопки.
  
  В письме пользователь увидит кнопку, и при нажатии перейдёт по указанной вами ссылке 🚀

осле того как вы сформировали содержание рассылки, перейдите в раздел «Доступ» 🔐👥

Здесь вы выбираете, кому именно будет отправлена рассылка 🎯📩

Пользователи в этом разделе сгруппированы по разным когортам, поэтому получателей можно настроить гибко:

• По ролям 🧑‍💼 (например: администраторы, преподаватели, ученики)

• По филиалам/отделам 🏢

• По командам 👥

• По ученикам конкретных курсов/классов 📚🏫

• Вручную ✍️ — можно начать вводить ФИО и выбрать нужных пользователей точечно ✅

Так вы можете отправить рассылку как широкой аудитории, так и строго выбранной группе пользователей 📣✅

После того как рассылка полностью настроена, она появится в главной таблице рассылок 📋✉️

Её можно увидеть в разделе «Уведомления и рассылки» в левом меню администратора.

Что отображается в таблице

В таблице указаны основные параметры рассылки:

• Дата рассылки 📅 (если выбрано автоматическое время, а не ручная отправка)

• Название рассылки 🏷️

• Статус ✅/⏳ (отправлено или не отправлено)

• Адресаты 👥 — кому предназначена рассылка

• Количество адресатов 🔢

• Количество отправленных писем 📤

Кнопки действий

В последнем столбце находятся кнопки управления:

• «Отправить всем» 🚀 — используется при ручной отправке. Достаточно нажать кнопку, и рассылка уйдёт всем выбранным пользователям.

• Крестик (Удалить) ❌ — удаляет созданную рассылку.

На этой же странице с рассылками доступны инструменты поиска и фильтрации 🔎⚙️

Вы можете:

• отфильтровать рассылки по периоду 📅

• отфильтровать по статусу ✅/⏳

• воспользоваться ручным поиском по названию рассылки 📝🔍

В настройках платформы, в разделе «Интеграции» можно включить ТГ-бота. При его активации у всех пользователей, в шапке платформы появится кнопка «Активировать ТГ-Бота». Нажав на неё откроется поп-ап, в котором система попросит перейти в бота и начать с ним диалог. 

Если Вам необходимо, чтобы все учащиеся, или родители, или сотрудники в обязательном порядке подключили ТГ-Бота, то при его активации включите соответствующие чекбоксы в настройках платформы. В таком случае, когда пользователь зайдет в свой личный кабинет он не сможет ничего в нём сделать, пока не подключит бота. 

После активации Telegram-бота на платформе в разделе «Коллеги и ученики» рядом с ФИО учащегося появляется иконка Telegram.

• Если иконка серая — пользователь еще не подключил бота.

• Если иконка цветная — бот успешно подключен.
  Кроме того, при включенной интеграции в этом разделе становится доступен дополнительный фильтр для сортировки по статусу подключения бота.

После запуска бота через всплывающее окно (поп-ап) на платформе, система отправит пользователю уникальный код. Этот код необходимо ввести в то же окно для завершения процесса. В результате Telegram-бот и личный кабинет пользователя будут привязаны друг к другу. При необходимости пользователь может отвязать их в любой момент.

После привязки бота к личному кабинету пользователь получит приветственное сообщение от Telegram-бота. Вы можете настроить его в разделе настроек интеграции:

• Текст сообщения: можно оформить с использованием различных параметров.

• Изображение: есть возможность добавить свою картинку.

• QR-код: если включить чекбокс «Отправлять QR-код пользователя с приветствием», бот будет автоматически отправлять в приветствии QR-код, ведущий на карточку пользователя.

Подробнее о функционале «QR-код с информацией о пользователях» читайте в Базе знаний в разделе «Доп. настройки платформы».

Затем через бота пользователю станут доступны следующие возможности:

• Информирование: получение уведомлений и рассылок от платформы.

• Связь с поддержкой: возможность написать в техподдержку школы прямо из Telegram. Однако вы можете отключить эту функцию в настройках ТГ-Бота в разделе «Настройки платформы» – «Интеграции»

• Обратная связь: получение ответов на запросы в техподдержку через бота.

После активации Telegram-бота у вас появится новая возможность в разделе «Уведомления»: для любого созданного уведомления можно включить отправку через Telegram.

Подробнее о настройке уведомлений читайте в соответствующем разделе выше.

Если пользователь напишет в тех. поддержку через ТГ-Бота, то специалист тех.поддержки увидит это (см. скриншот ниже). Когда менеджер тех. поддержки ответит пользователю на его запрос на платформе (через внутренний чат тех.поддержки), то этот ответ автоматически отправится в Тг-Бота.

Также, при отправке любого сообщения, сотрудник может отправить его локально пользователю в ТГ. Для этого необходимо нажать на три вертикальных точки возле отправленного сообщения и выбрать пункт «Продублировать в ТГ-Бота»