В середине 2023 года к нам обратилась онлайн-школа «Sharh» —
крупный образовательный проект, обучающий детей с 1 по 11 класс.
Руководство искало платформу, которая эффективно автоматизирует бизнес-процессы:
от контроля работы педагогов и прогресса учеников до управления финансами и продажами.
За финансовый блок в школе отвечали сразу шесть человек.
Четверо менеджеров следили за оплатами
Один финансист анализировал денежные потоки (P&L, CashFlow), строил дашборды и т.д.
Координировал всё это руководитель.
Явно раздутый штат, но команда настаивала, что
с текущим объемом учеников меньшему количеству сотрудников просто не справиться
Уже в первые месяцы работы нам удалось существенно оптимизировать ряд процессов, в том числе — и финансовый блок.
Всего за два месяца Sharh сократила команду, отвечающую за финансы, с шести до трёх человек: два менеджера и руководитель. Это решение до сих пор экономит школе около 200 000 рублей ежемесячно.
Такой результат стал возможен благодаря ряду внедрённых инструментов:
- Удобство оплаты и прозрачность для родителей;
- Автоматизированный финансовый анализ бизнеса;
- Автоматические напоминания родителям и ученикам об оплате;
- Автоматическое ограничение доступа к курсам при просрочке;
- Учёт задолженностей, отсрочек и поступлений в одном окне.
Этап №1:
1. Удобство оплаты и прозрачность для родителей
В личном кабинете родитель получает полный доступ к информации по всем списаниям и оплатам за обучение каждого из своих детей, включая как основные занятия, так и кружки. Понятная система скидок мотивирует родителей производить оплату на более длительные периоды, что положительно влияет на денежный поток.
2. Автоматизированный финансовый анализ платформы
Все входящие платежи автоматически фиксируются и обрабатываются системой. Платформа в реальном времени рассчитывает:
-
Новые продажи
-
P&L (прибыль и убытки)
-
Отчёт по движению денежных средств
-
Финальную прибыльность по каждому продукту/курсу/классу
Это даёт возможность оперативно принимать стратегические решения — например, объединить малокомплектные классы или, наоборот, разделить группы с высокой загрузкой.
✅ Результат: Прозрачные финансы = предсказуемый доход
💳 27% пользователей начали оплачивать обучение сразу за несколько месяцев
⏱️ Сократилось время на финансовую аналитику — стало возможно отказаться от отдельного финансиста
Этап №2:
Внедрение автонапоминаний родителям и ученикам об оплате и ограничение доступа к курсам, учет задолженностей и отсрочек
Следующим шагом в оптимизации стало внедрение автонапоминаний об оплате. Платформа позволяет гибко настраивать цепочку уведомлений через разные каналы: мобильное приложение, WhatsApp и саму платформу.
Алгоритм уведомлений был выстроен следующим образом:
-
За 6 дней до конца месяца родителям и детям приходит первое напоминание о необходимости оплатить обучение.
-
Через 3 дня, если оплата не была произведена, система отправляет повторное сообщение с предупреждением, что доступ к занятиям будет ограничен.
-
В последний день месяца и 1 числа нового месяца рассылается финальное уведомление
-
Вечером 1 числа менеджеры видят должников в отчете и связываются с ними через интеграции
Эта автоматизация значительно снизила нагрузку на кураторов. Большинство родителей оплачивают заранее, однако те, кто откладывает до последнего, сразу производят оплату, как только сталкиваются с ограничением доступа: ребёнок не может зайти в урок через расписание, выполнить задание или продолжить обучение. Это стимулирует быструю оплату и минимизирует человеческий фактор в работе менеджеров.
✅ Результат: Автонапоминания и отчет должников = меньше задержек и меньше затрат
📉 Задержки по оплатам сократились на 61%
👥 Штат менеджеров удалось сократить до 2 человек без потери качества работы
📈 Вывод: Результаты не заставили себя ждать
Через два месяца после запуска школа ощутила реальную экономию и рост эффективности:
💰 −200 000 ₽ — сокращение финансовых затрат
📉 −450 000 ₽ — общая экономия на операционных издержках ежемесячно
✅ Полный контроль над платежами и работой сотрудников
Автоматизация не только освободила менеджеров от рутины, но и дала школе пространство для роста.