Как грамотная финансовая аналитика помогает экономить до 200тыс. в месяц?

Руководство искало платформу, которая эффективно автоматизирует бизнес-процессы:
от контроля работы педагогов и прогресса учеников до управления финансами и продажами.

За финансовый блок в школе отвечали сразу шесть человек.

• Четверо менеджеров следили за оплатами
• Один финансист анализировал денежные потоки (P&L, CashFlow), строил дашборды и т.д.
• Координировал всё это руководитель.

Явно раздутый штат, но команда настаивала, что с текущим объемом учеников меньшему количеству сотрудников просто не справиться

1. Удобство оплаты и прозрачность для родителей

В личном кабинете родитель получает полный доступ к информации по всем списаниям и оплатам за обучение каждого из своих детей, включая как основные занятия, так и кружки. Понятная система скидок мотивирует родителей производить оплату на более длительные периоды, что положительно влияет на денежный поток

2. Автоматизированный финансовый анализ платформы

Все входящие платежи автоматически фиксируются и обрабатываются системой. Платформа в реальном времени рассчитывает:

• Новые продажи
• P&L (прибыль и убытки)
• Отчёт по движению денежных средств
• Финальную прибыльность по каждому продукту/курсу/классу

Это даёт возможность оперативно принимать стратегические решения — например, объединить малокомплектные классы или, наоборот, разделить группы с высокой загрузкой

Результат: Прозрачные финансы = предсказуемый доход

27% пользователей начали оплачивать обучение сразу за несколько месяцев

Сократилось время на финансовую аналитику — стало возможно отказаться от отдельного финансиста

Следующим шагом в оптимизации стало внедрение автонапоминаний об оплате. Платформа позволяет гибко настраивать цепочку уведомлений через разные каналы: мобильное приложение, WhatsApp и саму платформу.

Алгоритм уведомлений был выстроен следующим образом:

• За 6 дней до конца месяца родителям и детям приходит первое напоминание о необходимости оплатить обучение
• Через 3 дня, если оплата не была произведена, система отправляет повторное сообщение с предупреждением, что доступ к занятиям будет ограничен
• В последний день месяца и 1 числа нового месяца рассылается финальное уведомление
• Вечером 1 числа менеджеры видят должников в отчете и связываются с ними через интеграции

Эта автоматизация значительно снизила нагрузку на кураторов. Большинство родителей оплачивают заранее, однако те, кто откладывает до последнего, сразу производят оплату, как только сталкиваются с ограничением доступа: ребёнок не может зайти в урок через расписание, выполнить задание или продолжить обучение. Это стимулирует быструю оплату и минимизирует человеческий фактор в работе менеджеров

Результат: Автонапоминания и отчет должников = меньше задержек и меньше затрат

Задержки по оплатам сократились на 61%

Штат менеджеров удалось сократить до 2 человек без потери качества работы

Уже в первые месяцы работы нам удалось существенно оптимизировать ряд процессов, в том числе — и финансовый блок.

Всего за два месяца Sharh сократила команду, отвечающую за финансы, с шести до трёх человек: два менеджера и руководитель. Это решение до сих пор экономит школе около 200 000 рублей ежемесячно.

Такой результат стал возможен благодаря ряду внедрённых инструментов:

1. Удобство оплаты и прозрачность для родителей;
2. Автоматизированный финансовый анализ бизнеса;
3. Автоматические напоминания родителям и ученикам об оплате;
4. Автоматическое ограничение доступа к курсам при просрочке;
5. Учёт задолженностей, отсрочек и поступлений в одном окне

Через два месяца после запуска школа ощутила реальную экономию и рост эффективности:

 −200 000 ₽ — сокращение финансовых затрат

 −450 000 ₽ — общая экономия на операционных издержках ежемесячно

Полный контроль над платежами и работой сотрудников

Автоматизация не только освободила менеджеров от рутины, но и дала школе пространство для роста