Финансовые отчеты

Текстовые инструкции в разработке

•  Отчёт по оплатам

  Отчёт по оплатам — это раздел, в котором отображаются все транзакции, происходящие на платформе.
  
  Он позволяет отслеживать платежи пользователей и контролировать процесс продления обучения.

   В отчёте указано:

  • Кто произвёл оплату — имя пользователя или организации;

  • Родитель — ФИО и почта родителей, если у вас есть такая связка с детьми; 

  • За что была произведена оплата — курс, тариф, услуга и т.д.;

  • Сумма платежа — внесённая пользователем сумма;

  • Дата оплаты и срок продления — когда оплачено и до какого числа продлено обучение;

  • Формат оплаты — способ, с помощью которого была совершена транзакция (например, карта, счёт, платёжная система);

  • Статус платежа — оплачено / не оплачено.

  • Эквайринг/Тип ручного платежа — с помощью какого экварийнга была произведена оплата или какой тип ручного платежа был применен. 

•  Важно знать:

  • Изменять даты продления (т.е. вручную корректировать срок обучения) — можно, но через отчет «не оплат».

  • Удалить оплату — можно. В этом случае продление аннулируется, и срок обучения вернётся к состоянию до оплаты.

  • Доступ к удалению платежей можно гибко настроить — например, предоставить эту возможность только определённым сотрудникам.

  • Можно изменить стоимость ручного платежа, в таком случае данные изменятся и в отчетах по продажам. 

Такой отчёт помогает поддерживать прозрачность всех финансовых операций на платформе и контролировать корректность продлений обучения.

🔍 Фильтры в отчёте по оплатам

Чтобы быстро найти нужные данные, в отчёте предусмотрен удобный набор фильтров.

С их помощью вы можете настроить отображение информации под свои задачи и видеть только нужные транзакции.

📆 Фильтр по периоду

Позволяет выбрать определённый диапазон дат, чтобы отобразить оплаты за нужный срок — например, за неделю, месяц или конкретный день.

📚 Фильтр по курсам

Отображает только те платежи, которые были произведены за выбранный курс.

Это помогает анализировать продажи и продления по каждому направлению обучения.

🏫 Фильтр по классам

Позволяет увидеть оплаты, относящиеся к конкретному классу или группе — удобно при работе с несколькими потоками студентов.

💳 Фильтр по статусам

Фильтрует транзакции по состоянию:

• ✅ Оплачено — успешные платежи;

• 🚫 Не оплачено — ожидающие или отменённые оплаты.

💰 Фильтр по формату оплаты

Помогает определить способ совершения оплаты:

• ✋ Ручное продление — менеджер продлевает обучение через отчёт «Должники и ручные оплаты».
  
  В отчёте указывается, кто именно из сотрудников произвёл продление.

• 🌐 Продление с платформы — пользователь самостоятельно продлевает обучение через интернет-эквайринг.

• 🛒 Оплата из каталога — происходит через каталог платформы.

• 🆕 Новые оплаты — первичная транзакция по данному курсу.

👤 Поиск по ФИО пользователя

Позволяет быстро найти оплату по конкретному студенту — просто введите фамилию, имя или отчество.

💡 Используйте несколько фильтров одновременно — это помогает быстрее находить нужную информацию и проводить точный анализ оплат.

📤 Выгрузка отчёта и обновление статусов оплат

В отчёте по оплатам предусмотрена возможность выгрузки данных в Excel.

Эта функция создана для того, чтобы вы могли работать с информацией в привычной среде, выполнять собственные расчёты, строить отчёты и анализировать динамику оплат в удобном для вас формате.

Перед выгрузкой вы можете использовать фильтры и период, чтобы получить только нужные данные.

Например, если вы выберете конкретный месяц, курс или формат оплаты, то выгрузка в Excel будет содержать только данные по этим параметрам. Это особенно удобно для внутренней аналитики и формирования статистики по отдельным направлениям.

⚙️ Особенности отображения данных

По умолчанию в отчёте включён пункт «Показать оплаты с суммой 0».

Это означает, что такие записи не выводятся в основной таблице, чтобы не загромождать список.

Однако стоит знать, что оплаты с нулевой суммой могут появляться, например, при переводе обучающегося с одного курса или класса на другой. В таких случаях система фиксирует сам факт операции, но сумма остаётся равной нулю.

🔄 Кнопка «Обновить статусы оплат»

При переходе в отчёт вы также увидите кнопку «Обновить статусы оплат».

Она используется для ручного обновления данных — например, если клиент уже оплатил обучение, но продление ещё не отобразилось на платформе.

Такое может происходить, когда платёж ещё обрабатывается банком и информация временно не поступила в систему.

В этом случае вы можете нажать на кнопку «Обновить статусы оплат», подождать примерно одной минуты, а затем обновить страницу. После этого все актуальные данные по оплатам отобразятся корректно, и вы увидите, что продление или новый курс успешно добавлены.

💡 Функции выгрузки и обновления статусов делают работу с отчётом максимально прозрачной и гибкой — вы всегда можете контролировать актуальность данных и анализировать их в том виде, который вам удобен.

⚙️ Настройка отображения отчёта по оплатам

Отчёт по оплатам имеет гибкую систему настройки отображения данных, что позволяет каждому пользователю организовать информацию так, как удобно именно ему.

Вы можете скрывать ненужные столбцы, менять их порядок и таким образом настроить таблицу под свой рабочий процесс — чтобы нужные показатели были всегда на виду, а интерфейс оставался чистым и удобным для восприятия.

🧩 Как это работает:

1. Перейдите в раздел «Отчёт оплат».

2. Нажмите кнопку «Редактировать» — после этого в верхней части отчёта появятся дополнительные элементы управления.

3. 👁️ Иконка «глаз» позволяет скрывать или отображать нужные столбцы. Просто нажмите на неё и снимите галочку с тех полей, которые не хотите видеть.

4. ↕️ Стрелочки-перетаскивания дают возможность менять столбцы местами — зажмите нужный столбец и перетащите его на новое место.

Такой функционал помогает сделать отчёт максимально персонализированным и наглядным — вы сами определяете, какие данные для вас приоритетны и в каком порядке их удобнее анализировать.

💡 Совет: настройте отображение отчёта один раз под свой стиль работы — система запомнит ваши предпочтения, и при следующем входе они сохранятся.

🔐 Настройка доступа к удалению оплат

Для безопасности и контроля всех финансовых операций в системе предусмотрена возможность ограничить доступ к удалению платежей.

Это позволяет избежать случайных или несанкционированных действий и сохранить прозрачность работы с оплатами.

⚙️ Как настроить доступ:

1. Перейдите в раздел «Настройки платформы».

2. Откройте вкладку «Настройки оплат».

3. Найдите пункт «Удалять платежи могут только выбранные сотрудники» и включите его.

4. После активации появится дополнительное поле, где вы сможете выбрать конкретных сотрудников, которым разрешено удалять оплаты.

🧾 Важно знать:

• Каждый раз, когда сотрудник удаляет оплату, в отчёте автоматически фиксируется его ФИО.
  
  Это помогает отслеживать все действия и сохранять прозрачность истории изменений.

• Если доступ не настроен, удалять платежи смогут все пользователи, у которых есть доступ к отчёту, поэтому рекомендуется всегда ограничивать эту функцию.

💡 Настройка прав доступа — это важный элемент внутренней безопасности. Делегируйте возможность удаления оплат только ответственным сотрудникам, чтобы исключить ошибки и недоразумения.

Если учащийся внёс оплату, но обучение не продлилось, необходимо выполнить следующую проверку:

1. Перейдите в отчёт оплат и убедитесь, что в списке есть строка с ФИО учащегося и суммой продления.

2. В этой же строке проверьте статус оплаты.

   • Если статус «не оплачено», нажмите кнопку «Обновить» — система обновит статусы всех платежей.

3. После обновления:

   • если статус сменился на «оплачено», обучение продлится автоматически;

   • если статус не изменился, это означает, что оплата не прошла, и нужно уточнить, списались ли деньги со счёта учащегося.

💼 Отчёт по продажам

На платформе предусмотрен отдельный раздел, предназначенный для отслеживания продаж и поступлений компании.

Здесь вы можете анализировать динамику доходов, контролировать поступления средств и формировать внутреннюю отчётность в удобном виде.

📊 В разделе представлены три типа отчётов:

• 🆕 Новые оплаты — отображает все первичные транзакции, то есть первые покупки курсов или услуг пользователями.

• 💰 Все оплаты (ДДС) — показывает все реальные денежные поступления на счёт компании в рамках движения денежных средств.

• 📈 Все оплаты (P&L) — отражает данные для анализа прибыли и убытков, что помогает оценить финансовую эффективность проектов и направлений.

Все три отчёта находятся во вкладке «Отчёт по продажам».

При переходе в этот раздел вы можете выбрать нужный тип отчёта в зависимости от цели анализа.

📥 Выгрузка и фильтрация данных

Каждый из отчётов можно выгрузить в формате Excel, чтобы продолжить работу с данными в удобной для вас среде — например, построить собственные графики, добавить комментарии или объединить таблицы для общей аналитики.

Кроме того, перед выгрузкой вы можете отфильтровать данные по нужному периоду — указать конкретные даты, чтобы просмотреть только интересующий временной промежуток.

💡 Раздел «Отчёт по продажам» помогает централизованно отслеживать финансовые потоки компании, сравнивать показатели и принимать управленческие решения на основе актуальных данных.

💳 Отчёты о продажах и поступлениях

В разделе «Отчёт по продажам» представлено три ключевых отчёта, каждый из которых отражает финансовые данные компании под своим углом.

Эти отчёты помогают не только контролировать поступления, но и анализировать эффективность курсов, планировать бюджет и оценивать реальную прибыльность бизнеса.

🆕 Отчёт «Новые оплаты»

Этот отчёт показывает, какое количество продаж было произведено по каждому курсу за выбранный период.

Он позволяет увидеть:

• 📚 сколько курсов было продано за указанный промежуток времени;

• 💰 суммарный доход по каждому курсу;

• 💵 общий доход по всем проданным курсам.

Таким образом, отчёт «Новые оплаты» помогает быстро оценить динамику продаж и востребованность обучающих программ.

💸 Отчёт о движении денежных средств (ДДС)

Отчёт ДДС показывает, сколько денег поступило и сколько было потрачено за определённый период.

Его основная задача — помочь избежать кассовых разрывов, когда на счету оказывается меньше средств, чем необходимо для текущих обязательств.

Преимущества отчёта ДДС:

• 🧾 Контроль расходов. Позволяет увидеть, куда уходят средства: на аренду, зарплату, рекламу или другие статьи затрат.

• 💡 Планирование бюджета. Помогает предвидеть поступления и расходы, чтобы грамотно распределять ресурсы.

• 🔍 Анализ по направлениям. Если в компании несколько проектов или филиалов, отчёт ДДС покажет финансовое состояние по каждому из них.

Отчёт ДДС полезен для оперативного управления деньгами и понимания, какая сумма реально доступна в текущий момент.

📈 Отчёт о прибылях и убытках (P&L)

Отчёт P&L (Profit and Loss) предназначен для анализа финансового результата бизнеса — показывает, насколько деятельность компании прибыльна.

Он включает все доходы и расходы, помогая увидеть чистую прибыль за период.

Преимущества P&L-отчёта:

• 💵 Понимание реальной прибыли. Даже если на счету достаточно средств, это не всегда значит, что бизнес прибыльный — P&L учитывает все расходы и показывает действительный финансовый результат.

• 📊 Оценка рентабельности. Отчёт помогает определить, какие направления приносят прибыль, а какие требуют пересмотра стратегии.

• 🧭 Принятие решений. Анализируя данные, можно оптимизировать расходы и повысить эффективность бизнеса.

• 🚀 Планирование роста. На основе показателей P&L можно строить прогнозы по увеличению прибыли и развитию компании.

🔍 Главное отличие между отчётами ДДС и P&L

Разница между ними заключается в принципе учёта доходов:

• В отчёте ДДС показывается вся сумма поступлений за выбранный период.
  
  Например, если пользователь оплатил обучение на год вперёд в январе — эта сумма полностью отразится в ДДС за январь.

• В отчёте P&L та же сумма будет разбита по месяцам — доход распределится равномерно в течение оплаченного периода.

Таким образом, ДДС отражает фактическое движение денег, а P&L — распределённую прибыль, показывая финансовый результат с точки зрения бухгалтерского и управленческого учёта.

💡 Совет: используйте оба отчёта вместе — ДДС для контроля денежных потоков, а P&L для оценки рентабельности и стратегического планирования.

📋 Отчёт «Должники и ручные оплаты»

Этот отчёт предназначен для анализа текущей ситуации с оплатами пользователей и, при необходимости, позволяет вручную продлить обучение.

С его помощью менеджеры могут быстро определить, кто из обучающихся оплатил курс, у кого есть задолженности, а также вести внутренние комментарии по каждому случаю.

💡 Что отображается в отчёте:

1. 👤 ФИО учащегося — полное имя пользователя, за которым закреплён курс.

2. 🎓 Направление обучения — курс или программа, на которой проходит обучение данный студент.

3. 💰 Стоимость обучения — сумма, которую необходимо внести за определённый период (например, месяц, квартал или год).

4. ⚖️ Дебет / Кредит — баланс пользователя:

   • если обучение не оплачено, в отчёте отображается сумма, которую должен пользователь;

   • если обучение оплачено сверх необходимого, фиксируется сумма, которую компания должна пользователю (например, при переплате).

5. 📅 Срок действия оплаты — дата, до которой продлено обучение.

6. ⏳ Денежный эквивалент отсрочки — отображается в тех случаях, когда пользователю предоставлена отсрочка по оплате, и система фиксирует её сумму.

7. 🗒️ Комментарий менеджера — поле для внутренних заметок, где сотрудники могут оставлять пояснения, уточнения или договорённости с клиентом.

Этот отчёт помогает не только контролировать оплату, но и эффективно взаимодействовать с клиентами, планировать работу с должниками и поддерживать порядок в финансовой части обучения.

Менеджеры могут использовать его для ручного продления доступа тем студентам, с которыми достигнута договорённость, либо для мониторинга задолженностей в реальном времени.

💡 Совет: регулярно проверяйте отчёт «Должники и ручные оплаты», чтобы оперативно реагировать на просрочки, отслеживать предоставленные отсрочки и контролировать актуальность продлений.

🔍 Фильтры и сортировка в отчёте «Должники и ручные оплаты»

Для удобного анализа и быстрого поиска нужной информации в отчёте реализована система фильтров и сортировки данных.

Эти инструменты позволяют гибко управлять отображением таблицы и работать только с теми записями, которые действительно важны в текущий момент.

⚙️ Основные фильтры отчёта

1. 🎓 Фильтр по курсу или классу
   
   Позволяет выбрать конкретное направление обучения или класс, чтобы просмотреть данные только по соответствующим учащимся.
   
   Это удобно, когда необходимо проанализировать ситуацию с оплатами в рамках отдельной программы или группы.

2. 👤 Поиск по ФИО
   
   Помогает быстро найти нужного пользователя — достаточно ввести фамилию, имя или отчество, и система сразу отфильтрует список.

3. 💰 Фильтр по статусу оплаты
   
   В этом разделе можно выбрать одну из категорий, чтобы увидеть только соответствующих пользователей:

   • ⏳ Отсроченные должники — пользователи, которые должны внести оплату, но получили отсрочку.
     
     Система отображает их с учётом указанного срока отсрочки.

   • 💬 Без отсрочки — фильтрует таблицу, показывая только тех, у кого нет отсроченных платежей.

   • 🚨 Просроченные — пользователи, просрочившие оплату за обучение.

   • 💸 Должники — все пользователи, у которых есть задолженность.

   • 📋 Все — полный список учащихся, независимо от статуса оплаты.

🔽 Сортировка данных

В верхней части отчёта (в «шапке» таблицы) предусмотрена дополнительная сортировка по каждому столбцу.

• Для текстовых данных (например, ФИО, курс, направление) используется сортировка по алфавиту — от А до Я или наоборот.

• Для числовых данных (например, сумма, задолженность, срок оплаты) — сортировка по возрастанию или убыванию.

Просто нажмите на название столбца, чтобы применить нужную сортировку.

Это позволит быстро выделить, например, пользователей с наибольшей задолженностью или ближайшими сроками оплаты.

💡 Используйте фильтры и сортировку вместе — это значительно ускоряет работу с отчётом и помогает сосредоточиться на приоритетных задачах, например, работе с должниками или проверке предоставленных отсрочек.

✏️ Работа с платежами в отчёте «Должники и ручные оплаты»

Для управления платежами по каждому пользователю в отчёте предусмотрена панель действий, которая открывается при нажатии на иконку карандаша в конце строки напротив ФИО учащегося.

После нажатия появляются три ключевые функции, позволяющие контролировать оплату и статус обучения:

1️⃣ Продление обучения

Эта функция позволяет изменить дату, до которой оплачено обучение.

• Можно продлить обучение вперёд — на будущую дату.

• Также можно продлить назад, если необходимо откатить платеж по каким-либо обстоятельствам.

• Это помогает гибко управлять сроками доступа и корректировать ошибки или особые ситуации.

2️⃣ Отсрочка платежа

С помощью этой функции можно установить отсрочку для учащегося, если была достигнута соответствующая договорённость:

• Укажите срок действия отсрочки, и информация отобразится в таблице.

• Это позволяет контролировать процесс оплаты и видеть, кто временно освобождён от платежа.

3️⃣ Статус «Слито»

Функция используется, когда обучающийся прекратил обучение на платформе:

• Можно указать причину ухода в комментарии.

• Данные об удалении отражаются в отчётах по сливам, что позволяет вести учёт отказов от обучения.

💡 Совет: используйте эти функции совместно с фильтрами и сортировкой в отчёте, чтобы быстро управлять платежами, отслеживать задолженности и поддерживать актуальность данных о студентах.

В разделе «Оплаты и скидки» учащиеся могут продлить доступ к своим курсам, оплатив:

• часы или минуты для индивидуальных занятий;

• продление курса, класса или образовательной траектории на месяц или на другой выбранный период.

В этом же разделе доступен отчёт «Списания и начисления». В нём учащиеся (или их родители — при использовании родительских личных кабинетов) могут просмотреть полную историю всех оплат и списаний за индивидуальные занятия.

Важно отметить, что для тарифов с разовой оплатой, бесплатных, помесячных или с настраиваемым периодом строки со списаниями в этом отчёте не отображаются. Это связано с тем, что оплата или продление курса уже включает списание средств за предоставление доступа к нему.

Как видно на изображении выше, в данном отчёте также отображается информация о том, на какой период оплачен курс или на сколько часов он был оплачен (в случае индивидуального тарифа).

Сотрудники также имеют доступ к этому отчёту. Чтобы просмотреть его, необходимо открыть карточку учащегося и нажать соответствующую кнопку.

📉 Отчёт по сливам учащихся

Для контроля за количеством учащихся, прекративших обучение на платформе, реализован специальный отчёт по сливам.

Он позволяет анализировать причины ухода студентов, отслеживать динамику отказов и принимать меры для улучшения удержания.

📋 Что включает отчёт:

• 👤 Список учащихся — ФИО пользователей, которые прекратили обучение;

• 🎓 Направление обучения — курс или образовательная программа, на которой обучался студент;

• 👨‍🏫 Преподаватель — сотрудник, который вёл обучение у данного студента;

• 📅 Дата записи — когда учащийся был зарегистрирован на курс;

• ❌ Дата ухода с курса — когда доступ к обучению был завершён;

• 🗒️ Комментарий менеджера — заметка, оставленная сотрудником при удалении курса, объясняющая причину прекращения обучения.

💡 Совет: регулярно просматривайте отчёт по сливам, чтобы понимать причины ухода учащихся и своевременно корректировать образовательные программы или взаимодействие с клиентами.

🔍 Фильтры и сортировка в отчёте по сливам

Отчёт по сливам предоставляет несколько инструментов для удобного анализа данных и поиска нужной информации.

⚙️ Фильтры отчёта

1. 📅 Период — позволяет настроить дату, начиная с которой необходимо отображать количество учащихся, прекративших обучение.

2. 🎓 Курс — фильтрует отчёт, показывая только тех студентов, которые ушли с конкретного курса.

3. 🏫 Класс — аналогично фильтру по курсу, позволяет выделить ушедших учащихся по конкретному классу.

Все данные из отчёта можно выгрузить в Excel, чтобы работать с ними в удобном формате, строить графики или проводить дополнительный анализ.

🔽 Сортировка данных

В шапке таблицы предусмотрена сортировка по каждому столбцу:

• Для текстовых столбцов применяется сортировка по алфавиту;

• Для числовых столбцов и дат — сортировка по возрастанию или убыванию.

Сортировка помогает быстро находить нужные записи, например, последних ушедших студентов или группы с наибольшим количеством отказов.

💡 Совет: используйте фильтры и сортировку вместе — это ускоряет анализ и позволяет фокусироваться на приоритетных данных, например, по определённому курсу или периоду.

Важно, что для того, чтобы учащиеся, которые уходят с обучения попали в этот отчёт, необходимо, чтобы при удалении курса или класса из карточки учащегося менеджер обязательно включил чекбокс «слился», иначе это удаление не отобразится в отчёте и вы не сможете отследить уход учащегося.