Отчеты по индивидуальным и групповым занятиям

В этом разделе описано, как педагоги отчитываются по своим индивидуальным и групповым занятиям, а также как администраторы видят аналитику:

количество проведённых занятий и комментарии к ним,
количество опозданий педагога на уроки,
расчёт заработной платы,
баланс учащихся и другие показатели.

Отслеживать время захода педагога на встречу

Перед началом индивидуального или группового занятия педагог должен в своём расписании нажать на урок. Откроется поп-ап, где нужно нажать кнопку «Перейти на занятие» (Или под расписанием в карточке отчёта по занятию нажать «Войти»).

Если в разделе «Настройки платформы» → «Настройки возможностей педагогов» включен чекбокс «Отслеживать время захода педагога на встречу», система будет фиксировать, во сколько педагог зашёл на занятие впервые. Эта информация будет отображаться в отчёте и учитываться при подсчёте опозданий педагога на уроки.

Отчеты под расписанием

Во время каждого занятия под расписанием у педагога может формироваться отчёт по занятию, в котором отображается:

когда и во сколько началось занятие,
с какой группой или учеником оно проводилось,
его длительность,
по какому курсу прошло,
во сколько педагог зашёл на занятие (если этот показатель отслеживается).

В этом блоке педагог может отчитаться за занятие, выбрав один из доступных статусов и нажав «Сохранить». После сохранения система предложит ввести комментарий, где педагог может описать, как прошло занятие или объяснить причину его отмены.

Педагог может выбрать сразу несколько занятий, отметив их галочкой в чекбоксе в левом верхнем углу отчетов. Над расписанием отобразится, сколько занятий выбрано (например, «Выбрано N занятий»).

Для выбранных занятий можно:

проставить один общий статус,
добавить единый комментарий, который будет применён ко всем выбранным занятиям.
После чего нажать «сохранить» и система проставит всем выбранным занятиям выбранный статус и комментарий

Важно: для массового отчёта нельзя одновременно выбирать групповые и индивидуальные занятия.

Отчет по частным занятиям под расписанием

После любого индивидуального (частного) занятия педагог должен отчитаться по нему. Всего доступно 4 статуса:

Проведено
Отменено (педагог)
Отменено (ученик)
Платная отмена

Подробности о работе этих статусов и инструкции по включению «Платной отмены» (по умолчанию выключена) можно найти в базе знаний:

«Шаг №3. Создание и настройка курсов» → «Индивидуальные тарифы».

В отчётах по индивидуальным занятиям по умолчанию педагог не может изменять длительность проведённых занятий.

Если необходимо дать такую возможность:

Перейдите в раздел «Настройки платформы» → «Настройки возможностей педагогов».
Включите чекбокс «Изменение времени урока при проставлении статуса».

После этого педагог сможет корректировать длительность занятий.

Например, если по расписанию занятие рассчитано на 1 час, а педагог в отчете проставляет 1,5 часа и выбирает статус «Проведено», тогда:

у учащегося спишется 1,5 часа,
педагогу будет начислена ЗП за 1,5 часа занятий.

Отчет по групповым занятиям под расписанием

По умолчанию отчёты по групповым занятиям у педагогов отключены.

Если вы хотите, чтобы педагоги отчитывались по ним и вы могли видеть аналитику:

Перейдите в «Настройки платформы» → «Настройки возможностей педагогов».
Включите чекбокс «Включить отчёты по групповым занятиям».

После этого во время каждого группового занятия у педагога под расписанием появится блок для отчёта.

Если ваши педагоги используют электронный журнал для заполнения посещаемости, можно настроить платформу так, чтобы отчёт по групповому занятию нельзя было завершить, пока не заполнен журнал полностью (т.е. каждому ученику проставлен статус присутствия или отсутствия).

Для этого в разделе «Настройки платформы» → «Настройки возможностей педагогов» включите чекбокс:

«Педагог не может отчитаться за занятие, пока не выставит статусы/оценки в электронном журнале всем ученикам».

После включения этого правила:

педагог не сможет завершить отчёт, пока журнал не будет заполнен,
в отчёте под расписанием будет отображаться уведомление, что необходимо заполнить электронный журнал.

Автоматическое формирование отчета о проведении занятий педагогом

Если вы хотите, чтобы педагоги отчитывались о проведении индивидуальных/групповых занятий и вы могли видеть аналитику по ним, но педагоги по какой-либо причине не заполняют данные отчеты, то на платформе есть возможность автоматического формирования данных отчетов.

Чтобы включить данную настройку:
1. Перейдите в «Настройки платформы» — «Настройки возможностей педагогов»- «Работа педагогов с расписанием и занятиями»;
2. Включите чек-бокс «Автоматически все групповые занятия считаются проведенными» — каждое внесенное в расписание групповое занятие автоматически считается проведенным. Вы, как администратор сможете видеть аналитику по статусам всех занятий и менять их в случае отмены или переноса занятия, а также система будет автоматически рассчитывать ЗП педагога на основании кол-во проведенных часов занятий.
3. Включить чек-бокс «Автоматически все индивидуальные занятия считаются проведенными» — каждое внесенное в расписание индивидуальное занятие автоматически считается проведенным. Вы, как администратор сможете видеть аналитику по статусам всех занятий и менять их в случае отмены или переноса занятия, а также система будет автоматически рассчитывать ЗП педагога на основании кол-во проведенных часов занятий.
4. При активации данных чек-боксов появляется поле, в которое необходимо вписать через сколько минут после окончания урока, оно будет считаться проведенным.

После того, как вы настроите данный функционал, у педагога под расписанием будут появляться отчеты о проведении занятий, но он может их не заполнять, спустя указанное вами время, они автоматически будут исчезать и в отчетах «Индивидуальные занятия» и «Групповые занятия» данные уроки будут учитываться, как проведенные.
Важное уточнение: если сотрудник отметит, что занятие отменено, выбрана платная отмена или любой другой статус, то система автоматически не поменяет этот статус на «Проведено».

Если занятие было отменено, перенесено или была платная отмена, но педагог не заполнил отчет о проведении занятия, тогда система автоматически посчитает его проведенным. В таком случае администратор может вручную сменить статус занятия, нажав на «карандашик» в отчетах «Индивидуальные занятия» и «Групповые занятия».

Аналитика частных занятий

В личном кабинете администратора, в разделе «Отчёты», доступен отчёт, который по умолчанию называется «Частники» (название можно изменить в «Настройках платформы»).

При переходе в этот отчёт отображаются четыре подотчёта:

Отчет по ученикам

В этом подотчёте представлена таблица со всеми педагогами и учащимися индивидуальных занятий.

Важно: ученики могут дублироваться — это нормально. Каждая строка отображает конкретный курс, по которому обучается человек. Если учащийся занимается на трёх индивидуальных курсах, он будет представлен в таблице трижды.

Отчёт можно:

просматривать по разным месяцам,
фильтровать по курсам,
сортировать по различным полям.

В каждой строке отображается:

какой педагог обучает какого ученика по какому курсу,
сколько раз педагог опоздал на занятия за выбранный месяц (Опоздание считается тогда, когда время входа педагога на занятие позже начала занятия),
за сколько занятий педагог ещё не отчитался,
сколько часов занятий должно было быть по плану,
сколько часов было проведено и пропущено.

В отчёте по учащимся над таблицей отображаются четыре сводных показателя:

• Количество учеников — общее число всех учащихся, в карточках которых открыт доступ к индивидуальным занятиям.

• Активные ученики — общее число учащихся с доступом к индивидуальным занятиям, у которых обучение по курсу продолжается, то есть в течение ближайших 4 недель у них запланированы занятия.

• Курсы — общее количество курсов, по которым учащиеся проходят индивидуальное обучение (включая неактивных учащихся).

• Активные курсы — общее количество курсов, по которым проходит индивидуальное обучение у активных учащихся.

Если в отчёте включить чекбокс «Объединить все отчёты каждого педагога в один», то все строки одного педагога (то есть все его ученики) соберутся в одну строку.

В результате вы сможете увидеть общую статистику по педагогу:

общее количество опозданий на занятия,
за сколько занятий педагог ещё не отчитался,
сколько часов занятий должно было быть по плану со всеми учениками,
сколько часов было проведено и пропущено со всеми учениками.

Если в отчёте в любой строке нажать на кнопку «Статистика», вы попадёте на страницу, где отображаются:

все занятия,
дата и время захода педагога на занятие,
длительность урока,
статус занятия,
педагог,
комментарий, который написал педагог.

Как администратор вы можете редактировать отчёт по любому занятию, изменяя статус и длительность урока.

При изменении этих параметров автоматически корректируются часы занятий у учащегося и заработная плата педагога.

Еженедельный отчет

При назначении учащемуся тарифа с индивидуальными занятиями вы одновременно указываете плановую нагрузку: количество занятий в неделю и продолжительность каждого занятия.

Например: 2 занятия по 1 часу в неделю.

Эти два поля используются для формирования «Понедельного» отчёта. В рамках данного отчёта система автоматически разбивает выбранный период на полные недели и отображает количество часов занятий, проведённых с каждым учащимся в разрезе каждой недели.

Цветовая индикация ячеек показывает статус выполнения занятий:

Красный цвет — за указанную неделю занятия не проводились (0 часов).
Жёлтый цвет — фактически проведено меньше часов занятий, чем было запланировано.
Белый цвет — проведено запланированное количество часов занятий.

Дополнительно в отчёте отображаются:

баланс учащегося;
запланированное количество часов занятий за выбранный период.

Отчет по педагогам

В отчёте по педагогам можно выбрать месяц, за который вы хотите сформировать отчёт. После этого отображается:

общее количество часов индивидуальных занятий,
какой доход был получен от этих занятий (не кассовый метод: система показывает, сколько в сумме должны были заплатить учащиеся),
прибыль за все занятия.

Ниже, в таблице, отображается список всех сотрудников, проводивших индивидуальные занятия, с указанием:

общего количества проведённых часов занятий,
количества пропущенных часов,
числа частников (учеников, занимающихся индивидуально),
зарплаты, которую необходимо выплатить педагогу,
прибыли, которую педагог принёс компании своими проведёнными занятиями.

Напомним, что зарплата педагогов рассчитывается исходя из ставки за минуту проведённого занятия с каждым учеником.

В карточке каждого учащегося указано, сколько педагог получает за минуту занятия с этим конкретным учеником.

Отчет «Все занятия»

В данном отчете вы можете выбрать период, за который хотите посмотреть все занятия, которые были проведены или должны были состояться. Также вы можете выбрать конкретный курс, педагога, ученика или статусы, по которым надо отфильтровать отчет.

После того, как вы выставите нужные фильтры появится таблица, в которой указано:
1. День и время проведения занятия;
2. Педагог;
3. Ученик;
4. Курс;
5. Длительность конкретного занятия;
6. Статус занятия — проведено, отмена учеником, отмена педагогом, платная отмена;
7. Стоимость занятия для ученика;
8. Зарплата педагога за урок;
9. Комментарий, который оставил педагог после заполнения отчета о проведении урока.

Важно! Администратор может редактировать отчет педагога о занятии: статус проведения занятия, комментарий, длительность занятия и зарплату педагога (вы не меняете структуру формирования зарплаты по данному предмету и данной группе у педагога, а лишь меняете начисленную сумму за одно конкретное занятие.). Для этого необходимо нажать на «карандашик». При нажатии на данную кнопку появится поп-ап, где можно изменить вышеуказанные параметры.

Педагог также будет видеть данный отчет, но у него не будет отображаться стоимость урока для ученика и он не сможет редактировать зарплату. Но педагог может изменить длительность проведения урока, если такая опция включена в «Настройках платформы» — «Настройки возможности педагогов».

Аналитика групповых занятий

В личном кабинете администратора, в разделе «Отчёты», доступен отчёт, который по умолчанию называется «Групповые занятия» (название можно изменить в «Настройках платформы»)

При переходе в этот отчёт отображаются три подотчёта:

Отчет «Все занятия»

В данном отчете вы можете выбрать период, за который хотите посмотреть все занятия, которые были проведены или должны были состояться. Также вы можете выбрать конкретный курс, педагога, класс или статусы, по которым надо отфильтровать отчет.

После того, как вы выставите нужные фильтры появится таблица, в которой указано:
1. День и время проведения занятия;
2. Педагог;
3. Курс;
4. Группа;
5. Длительность конкретного занятия;
6. Статус занятия — проведено, отмена учеником, отмена педагогом, платная отмена;
7. Зарплата педагога за урок;
8. Комментарий, который оставил педагог после заполнения отчета о проведении урока.

Расчет зарплаты педагога за групповые занятия

При переходе в раздел «Ученики/Группы/Классы» во вкладку «Группы» в таблицу групп можно добавить колонку «Зарплата», где будет отображаться зарплата педагога за урок и ее можно будет редактировать.

В этой колонке у администратора и младшего администратора есть «карандашик», с помощью которого можно отредактировать зарплату педагога за урок. Нажав на него, появится поп-ап, в котором можно выбрать один из трех вариантов оплаты за занятие:

1. Оплата за занятие: педагогу будет начислена зарплата за занятие, при этом не важно, занятие длилось час, 30 минут или одну минуту.
2. Оплата за длительность занятия: педагогу будет получать вписанную вами сумму за определенную длительность. Например: если за 40 минут установлена выплата 600 рублей, то за любое занятие именно такой длительности педагог получит 600 рублей. При этом, если занятие длилось 80 минут вместо 40, то педагог получит уже 1200 рублей.
3. Оплата за человеко-часы: зарплата педагогу будет рассчитываться за количество учащихся в группе, умноженное на длительность этого занятия. Например: если за один человеко-час он получает 200 рублей и в группе было 5 учеников, то педвгог получит 1000 рублей. Если занятие длилось 30 минут (1/2 часа) и в группе было 5 учеников, то педагог получит 500 рублей.

В попапе при выборе «Оплаты за занятие» ниже появляется поле «Впишите зарплату за одно занятие». Мы можем вписать туда соответствующую сумму в рублях и нажать «Сохранить».

Тогда в такой ячейке будет написано: «500/урок».

При выборе в поп-апе «Оплата за длительность занятия» ниже появляются два поля:

1. Впишите длительность занятия в минутах.
2. Впишите начисление зарплаты педагогу за такое занятие.

Соответственно, после заполнения этих полей при сохранении будет отображаться, например: «600/40 мин.».

При выборе в поп-апе «Оплата за чел.-час.» появляется поле «Впишите начисление зарплаты за чел.-час.». Далее вписываем данные, нажимаем «Сохранить», и в такой ячейке появится надпись: «200/чел.-час.».
При выборе типа оплаты «Оплата за чел.-час» в поп-апе также появится чек-бокс «Выплачивать минимальную сумму, если не набирает человеко-часы». При включении данного чек-бокса ниже появится поле, куда вы можете вписать минимальную сумму, которую будет получать педагог за урок вне зависимости от количества учащихся на занятии.
Например, вы указали, что ставка 200 рублей за человеко-час и в группе 6 человек, тогда за присутвие всех учащихся на уроке педагог получит 1200 рублей, но если на урок придет всего 3 человека, то начислится 600 рублей. Соответственно, вы можете указать минимальную ставку, которую педагог будет получать, например, 1000 рублей. В таком случае, если на урок придут даже 1-4 человека, педагогу начислится 1000 рублей.

Данные значения при необходимости можно редактировать.

Именно таким образом будет рассчитываться зарплата у педагога и отображаться в следующих отчетах:

1. Отчет по групповым занятиям (в статистике и в самом отчете)
2. Отчет по зарплате

Также зарплату педагога за группы можно изменить в карточке самого педагога. Для этого перейдите в карточку педагога во вкладку «Роли и отделы», где будут указаны все группы, к которым привязан педагог. Вы можете изменить зарплату за урок во всех группах сразу, нажав на кнопку «Изменить для всех групп» или изменить зарплату для конкретной группы, нажав на «карандашик» рядом с нужной группой.

При нажатии на данные кнопки появится такой же поп-ап, как и при редактировании зарплаты к разделе «Ученики/Группы/Классы», где вы сможете изменить ставку за урок.